الدليل

التنظيمي والإجرائي

لإدارة الخدمات العامة

المقدمة

بسم الله الرحمن الرحيم

والحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين

تحقيقاً لما تسعى إليه الإدارة العامة للتعليم بمحافظة الأحساء والتي تهدفإلى الرقي بالعمل التربوي والتعليمي وتحقيق منتج ومخرج متميز على مستوى الإدارات ,والتي تكمن أهميته في تحديد مخطط واضح للواجبات والمسؤوليات التي يقوم بها كل فردفي المنظومة الإدارية كما يساعد المستفيدين من معرفة اختصاص كل موظف ومهام الإدارة, كما يساعد الموظفين على المهام المطلوبة منهم ويقوم بتوضيح قنوات التواصل الرئيسيةبين مقدم الخدمة والمستفيد .

الوصف الوظيفي لمدير إدارة الخدمات العامة

هدف الوظيفة :

القيام بالإشراف اليومي على تطبيق وتنفيذ سياسات الإدارة وإدارة أعمالها اليومية ووضع الخطط والبرامج الكفيلة بتحقيق أهداف الإدارة ومراقبة تنفيذهاوالتأكد من وجود التعاون الكفيل بين مرؤوسيها .

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   الإشراف المباشر على سير العمل بالإدارة وضبط ومعالجة المشاكل والمعوقات .

2.   تحويل طلبات المستفيد للقسم المختص .

3.   تعزيز دور الإدارة العامة للتعليم ورسالتها السامية .

4.   التحقق من التزام جميع المنتفعين داخل دائرة الأنظمة والتعليمات .

5.   توزيع وسائل النقل الإدارة حسب حاجة العمل بعد التنسيق مع صاحب الصلاحية .

6.   المشاركة في الاجتماعات الدورية التي تخص الإدارة .

7.   تحليل جميع الأسعار المقدمة من الشركات والمؤسسات للإدارة .

8.   اعتماد جميع العمليات التابعة للإدارة بنظام فارس .

9.   متابعة جداول الزيارات الميدانية لمنسوبي التعليم .

10. تنفيذ ما يوكل إليه من مهام منقبل مدير الشؤون الإدارية والمالية .

إجراءات رئيس قسم الحركة

1.   متابعة البريدالإلكتروني الوارد من مدير الإدارة أو الإدارات الأخرى .

2.   متابعة خطط الزياراتالميدانية .

3.   متابعة حركة سير السياراتاليومي .

4.   صرف المحروقات لسيارات الإدارة .

5.   متابعة السجلات اليومية الخاصة بالسيارات والسائقين .

6.   إنهاء المعاملات الخاصة بقسم الحركة .

7.   المتابعة اليومية لسيارات الإدارة من حيث نظافتها وعدم وجود أي مشاكل بها .

8.   صرف فواتير لغسيل سيارات الإدارة .

9.   متابعة معاملات السيارات في إدارة المرور .

10.    إنهاء إجراءاتاستخراج وتجديد رخص سير السيارات .

الوصف الوظيفي لرئيس قسم الحركة

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   تأمين وسائل النقل معالسائقين للمهام الرسمية للإدارات والاقسام الداخلية .

2.   تامين وسائل نقل للإدارات والأقسام ومكاتب التعليم النسائية والرجالية للزيارات الميدانية داخل المحافظة .

3.   تأمين محروقات لوسائل النقل الرسمية .

4.   فتح ملفات لكل وسيلة نقل رسمية وتغذيته بالمعلومات والتقارير اللازمة .

5.   المحافظة على وسائل النقل والتأكد من استخدامها في أغراض رسمية .

6.   وضع سجل الحركة للسيارات اليومي يوضح تفاصيل الاستخدام .

7.   عمل الإجراءات النظامية للتخلص من السيارات غير الصالحة .

8.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام من قبل مدير إدارة الخدمات العامة .

9.   متابعة الدوام الالي لموظفي القسم .

10.  متابعة المخالفات المرورية التي تم رصدها على سيارات الادارة .

11. إعداد الإداء الوظيفي لموظفي القسم .

12. تامين وسائل نقل للإدارات والأقسام ومكاتب التعليم النسائية والرجالية للزيارات الميدانية لمدارس الهجر .

آلية غسيل وتشحيم السيارات

1.   تصرف فاتورة غسيل وتشحيم من قسم الحركة إلى المتعهد .

2.   غسيل السيارة كامل عن طريق المتعهد شهرياً حسب التعميم الوزاري .

3.   تغسل في حالة وجود الأوساخ وتستثنى المدة عند هطول الأمطار .

4.   يتم عملية التلميع والتنظيف الداخلي والخارجي حسب تقرير الفني .

آلية تغيير زيت السيارات

1.   تغيير زيت السيارة لكل ( 3000 ) كم في قسم صيانة السيارات وفحص المركبة بالكامل ومتابعتها من قبلمأمور المحروقات .

2.   ربط صرف المحروقات بإشعار من قسم صيانة السيارات بتغيير الزيت شهرياً .

3.   يتم فحص المركبة بصفة يومية من قبل المستخدم الفعلي بالإضافة إلى الفني من قسم الحركة .

آلية صرف المحروقات

1.   تصرف المحروقات (بنزين – ديزل ) لجميع سيارات الإدارة التي تستعمل في المهمات الرسمية .

2.   تصرف المحروقات حسب حجم السلندر .

3.   تأخذ قراءة لعدادالكيلو قبل وبعد صرف المحروقات .

4.   تدون قراءة العداد فيكرت المحروقات لكل سيارة .

5.   توقيع المستلم الفعليللسيارة على استلام الكمية .

آلية تسليم السيارة بصفة مؤقتة

1.   يتم تسليم السيارة بنموذج طلب سيارة لإنجاز مهمة أثناء الدوام الرسمي وتسلم لقسم الحركة بعد انتهاءالمهمة .

2.   تسجيل المستخدم الفعلي للسيارة في نظام المرور .

3.   تسجيل السيارة في سجل خروج السيارات اليومي .

آلية إيقاف السيارة بعد نهاية الدوام الرسمي

1.   أخذ إقرار على منبعهدته سيارة حكومية بأن يقوم بإيقافها بمواقف الإدارة الخاصة داخل الإدارة وأن يكون استخدامها أثناء الدوام الرسمي فقط .

2.   في حال ضرورة استلام سيارة بصفة مستديمة يتم العرض من قبل الجهة الطالبة على صاحب الصلاحية لأخذ الموافقة وبذلك يتم حسم بدل النقل الشهري تطبيقاً للمادة ( 27/12 ) من اللائحةالتنفيذية لنظام الخدمة المدنية ويتحمل مستخدمها نفقات المحروقات وتكاليف الصيانة.

3.   تكليف موظف من قبل قسم الحركة بحصر السيارات بعد نهاية الدوام الرسمي مرة واحدة في الأسبوع مع رصدالملاحظات على السيارات .

4.   عند رصد ملاحظات على بعض مستخدمي السيارات توجه لهم خطابات بالتقيد بإيقاف السيارة والإفادة عن سبب عدمإيقاف المركبة .

إجراءات رئيس قسم النقل والترحيل

4.   متابعة البريدالإلكتروني الوارد من مدير الإدارة أو الإدارات الأخرى .

5.   تلبية احتياج الإدارات والمدارس من عمال وسيارات نقل .

6.   وضع الخطط لعملية نقل الإدارات والمدارس .

7.   التنسيق مع إدارة مراقبة المخزون وإدارة المستودعات .

8.   متابعة عمال النقل فينقل المدارس .

9.   الرفع لمدير إدارة الخدمات في حال الانتهاء من عملية النقل .

10.    التنسيق مع مدراء المدارس والإدارات قبل البدأ في عملية النقل .

11.    استقبال النموذج رقم( 1 ) من مراقبة المخزون بالأصناف التي ستنقل بعد اعتماده

12.         إرسال الفني المختص للكشف على الموقع .

الوصف الوظيفي لرئيس قسم النقل والترحيل

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   تأمين وسائل النقل والعمال مع السائقين للمهام نقل الأثاث.

2.   تلبية احتياج المدارس والإدارات لعملية نقل الأثاث .

3.   تنظيم الملفات الخاصة بعملية النقل والترحيل .

4.   العمل على إعدادالخطط المستقبلية لعملية النقل والترحيل .

5.   استكمال الإجراءات النظامية فيما يخص الرجيع الصالح والتالف .

6.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام من قبل مدير إدارة الخدمات العامة .

7.   متابعة الدوام الألى لموظفي القسم .

8.    إعداد تقارير الاداء الوظيفي لموظفي القسم .

إجراءات رئيس قسم صيانة السيارات

1.   متابعة البريدالإلكتروني الوارد من مدير الإدارة أو الإدارات الأخرى .

2.   استقبال السيارات من الإدارات الأخرى التي تحتاج إلى صيانة .

3.   تلبية احتياجات السيارات من قطع غيار وغيرها .

4.   متابعة عمل الفنيين في الورشة وتلبية احتياجاتهم .

5.   متابعة سجلات دخول وخروج السيارات من الورشة .

6.   تأمين قطع غيارالسيارات

الوصف الوظيفي لرئيس قسم صيانة السيارات

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   تأمين قطع غيار سيارات الإدارة.

2.   فتح ملف لكل سيارة يتم صيانتها .

3.   المحافظة على العدد والأدوات الخاصة بالورشة .

4.   عمل الإجراءات النظامية للتخلص من قطع الغيار غير الصالحة .

5.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام من قبل مدير إدارة الخدمات العامة .

6.   متابعة الدوام الألى لموظفي القسم .

7.   إعداد تقارير الإداءالوظيفي لموظفي القسم .

آلية صيانة سيارات الإدارة

1.   استقبال السيارة بواسطة نموذج تحويل من قبل قسم الحركة .

2.   الكشف على السيارة منقبل الفني المختص وتحرير العطل والقطع التي تحتاجها .

3.   رفع قطع الغيار في بيان واعتماده من قبل صاحب الصلاحية للتأمين .

4.   تغيير زيت السيارةبشكل دوري لكل ( 3000 ) كم .

5.   عمل تقرير للسيارة ذات الأعطال المستمرة من أجل إحالتها للبيع .

6.   إحالة بعض الأعطال الى ورش خارجية .

7.   بعد الانتهاء منصيانة السيارة تسلم للجهة المستفيدة .

إجراءات رئيس قسم الأمن

1.   متابعة البريدالإلكتروني الوارد من مدير الإدارة أو الإدارات الأخرى .

2.   متابعة التقاريرالمقدمة من مشرفي الورديات .

3.   متابعة جداول المناوبات اليومية لمراقبي الأمن .

4.   إعطاء تصاريح الدخول للموظفين أو المتعهدين بالدخول للمباني الإدارية الرجالية والنسائية بعد نهايةالدوام الرسمي .

5.   رفع ملاحظات مراقبي الأمن إلى مدير إدارة الخدمات العامة .

6.   متابعة المباني والمدارس المخلاة بصفة مستمرة .

7.   صرف أستكير لسيارات موظفي الادارة .

الوصف الوظيفي لرئيس قسم الأمن

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   حماية المباني الرسمية وقت العمل الرسمي وبعد نهايته .

2.   توزيع المهام علىمراقبي الأمن .

3.   جولات مستمرة داخلالمباني للمحافظة على الأمن .

4.   الإشراف على مواقف السيارات داخل المباني الإدارية .

5.   تنظيم عملية دخول وخروج السيارات .

6.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام من قبل مدير إدارة الخدمات العامة .

7.   متابعة الدوام الألىلموظفي القسم .

8.   إعداد تقارير الاداءالوظيفي لموظفي القسم .

إجراءات رئيس قسم الخدمات الإدارية

1.   متابعة البريد الإلكتروني الوارد من مدير الإدارة أو الإدارات الأخرى .

2.   متابعة أعمال متعهديالنظافة .

3.   متابعة أعمال متعهديصيانة السنترالات .

4.   رفع التقارير والملاحظات على متعهدي النظافة والسنترالات لمدير الإدارة .

5.   متابعة رفع المستخلصات المالية لإدارة المشتريات .

6.   متابعة تأمين مواد ومستلزمات النظافة للمباني الإدارية .

7.   إعداد المنافسات الخاصة بإدارة الخدمات .

8.   متابعة الدوام الالي لموظفي القسم .

9.   إعداد تقارير الاداءالوظيفي لموظفي القسم .

الوصف الوظيفي لرئيس قسم الخدمات الإدارية 

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   رفع المنافسات والمناقصات الخاصة بإدارة الخدمات العامة .

2.   متابعة المتعهدين للنظافة وصيانة السنترالات وتأمين المحروقات .

3.   إعداد ورفع المستخلصات المالية بعد تدقيقها وإدخالها في نظام فارس .

4.   إنهاء المعاملات المحالة من مدير الخدمات العامة .

5.   تنظيم ملفات المتعهدين .

6.   رفع طلبات نقل وتأسيس الهواتف للمدارس والإدارات .

آلية عمل قسم الخدمات الإدارية

الأختام :

1.   استقبال نموذج طلب الأختام من الجهة الطالبة .

2.   أخذ موافقة صاحب الصلاحية على نموذج طلب الأختام من مدير إدارة الخدمات العامة .

3.   تصميم الختم المطلوب عن طريق برنامج خاص بالأختام .

4.   بعد الانتهاء منالتصميم يعد خطاب إلى الإدارة العامة للتعليم بالمنطقة الشرقية لطباعة الأختام .

5.   استلام كليشة الأختام بعد طباعتها .

6.   جرد الأختام وتدقيقها إملائياً .

7.   مخاطبة إدارة المستودعات لاستلام الأختام وتوزيعها على المدارس والإدارات .

الهواتف :

1.   استقبال نموذج طلب الصيانة والنقل والتأسيس .

2.   توجيه الفنيين لعمل الصيانة المطلوبة .

3.   مخاطبة شركة الاتصالات السعودية لتأسيس أو نقل الخدمة الهاتفية بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية.

4.   تدقيق فواتير الخدمة الهاتفية .

النظافة :

1.   متابعة متعهد النظافة في المباني الإدارية .

2.   تأمين مواد ومستلزمات النظافة للمباني الإدارية .

3.   رفع المستخلصات المالية لمتعهدي النظافة .

4.   اعداد خطة توزيع لمواد و أدوات النظافة .

5.   جرد مواد وادوات النظافةبالمستودع .

الوصف الوظيفي لفني الاتصالات

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   صيانة سنترالات المباني الإدارية .

2.   صيانة هواتف المدارس.

3.   تمديد نقاط جديده .

الوصف الوظيفي لفني كهربائي

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   فحص السيارات وعمل الصيانة الكهربائية اللازمة لها وإعداد تقارير بالحالة .

2.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام ضمن طبيعة العمل .

الوصف الوظيفي لفني الميكانيكا

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   استقبال طلبات الصيانة .

2.   القيام بالصيانة الدورية لجميع وسائل النقل الرسمية وإصلاح الأعطال .

3.   تغيير زيت سيارات الإدارة .

4.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام في طبيعة عمله

الوصف الوظيفي للكاتب

هدف الوظيفة :

التواصل والتفاعل مع الآخرين داخل وخارج الإدارة لتحقيق الأهداف المنشودة.

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   توريد وتصديرالمعاملات في نظام راسل .

2.   طباعة الخطابات الخاصة بالإدارة .

3.   متابعة البريدالإلكتروني .

4.   تنفيذ ما يوكل إليهمن مهام من قبل مدير الإدارة أو رئيس القسم .

هدف الوظيفة : إعداد أوامر الصرفببرنامج فارس .

المهام والواجبات التفصيلية :

1.   تعريف المشاريع الجديدة ببرنامج فارس.

2.   اعداد اوامر الصرف على الباب الثانيبند 225  ( محروقات وسائط النقل ).

3.   اعداد اوامر الصرف على الباب الثالثبند (الصيانة والنظافة-عقود- مباني ومنشآت إدارية ).

4.   اعداد اوامر الصرف على البنودالمركزية .

5.   عمل تكوين عمل للمستخلصات المالية .

6.   ادراج الموظفين الجدد تحت صلاحيةمدير الادارة .

7.   تفعيل برنامج فارس للمستخدمين الجدد.

8.   استعادة كلمة المرور في حالة فقدها .

9. تحويل صلاحية الاعتماد من مدير الادارة الى رؤساءالاقسام